วิธีป้องกันข้อพิพาทด้านสินค้าคงคลังระหว่างคลังสินค้า 3PL กับลูกค้า

คลังสินค้าโลจิสติกส์บุคคลที่สาม (3PL) มักจะจัดการสินค้าคงคลังสำหรับลูกค้าหลายรายภายใต้หลังคาเดียวกัน ลูกค้าแต่ละรายอาจมีผลิตภัณฑ์ กำหนดการรับสินค้า ข้อกำหนดในการสั่งซื้อ กฎการเป็นเจ้าของสินค้าคงคลัง และความคาดหวังในการรายงานที่แตกต่างกัน เมื่อบันทึกสินค้าคงคลังไม่ตรงกับสต็อคทางกายภาพ อาจเกิดข้อขัดแย้งเกี่ยวกับพาเลทที่หายไป ปริมาณที่ไม่ถูกต้อง สินค้าเสียหาย การอัพเดตล่าช้า หรือการเคลื่อนย้ายสต็อคที่ไม่ได้บันทึกไว้

ข้อพิพาทเกี่ยวกับสินค้าคงคลังอาจใช้เวลาอันมีค่าสำหรับผู้จัดการคลังสินค้า ทีมบริการลูกค้า และผู้จัดการบัญชี นอกจากนี้ยังอาจทำให้การดำเนินการตามคำสั่งซื้อล่าช้า ทำให้การเรียกเก็บเงินซับซ้อน และทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าอ่อนแอลง การป้องกันข้อพิพาทเหล่านี้ต้องการมากกว่าการนับสต็อกเป็นครั้งคราว คลังสินค้า 3PL ต้องการบันทึกธุรกรรมที่สอดคล้องกัน ความรับผิดชอบที่ชัดเจน การจัดการสถานที่ที่เชื่อถือได้ และกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสารสำหรับการตรวจสอบความแตกต่าง

คู่มือนี้อธิบายว่าผู้ปฏิบัติงาน 3PL สามารถลดข้อพิพาทด้านสินค้าคงคลังกับลูกค้า ปรับปรุงการตรวจสอบย้อนกลับสินค้าคงคลัง และสร้างขั้นตอนการควบคุมสินค้าคงคลังที่เชื่อถือได้มากขึ้นได้อย่างไร

1. ทำความเข้าใจสาเหตุทั่วไปของข้อพิพาทเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง 3PL

ข้อพิพาทด้านสินค้าคงคลังมักจะเกิดขึ้นเมื่อการเคลื่อนย้ายทางกายภาพของสินค้าและบันทึกที่เกี่ยวข้องไม่สอดคล้องกัน คลังสินค้าอาจเก็บสินค้าที่ถูกต้องแต่บันทึกปริมาณหรือสถานที่ไม่ถูกต้อง หรือระบบสินค้าคงคลังอาจแสดงสินค้าที่ไม่สามารถพบได้ในระหว่างการตรวจสอบทางกายภาพ

สาเหตุทั่วไป ได้แก่:

• ความคลาดเคลื่อนในการรับ:ปริมาณที่จัดส่งจะแตกต่างจากใบสั่งซื้อ การแจ้งการจัดส่งล่วงหน้า หรือเอกสารการจัดส่ง
• ความเคลื่อนไหวของหุ้นที่ไม่ได้บันทึกไว้:พาเลทจะถูกย้ายระหว่างสถานที่ต่างๆ โดยไม่ต้องทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้น
• การเลือกข้อผิดพลาด:มีการเบิกสินค้าในปริมาณที่ไม่ถูกต้อง หรือมีปันส่วนสินค้าคงคลังให้กับใบสั่งของลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง
• ความเสียหายและการขาดแคลน:สินค้าเสียหาย สูญหาย หรือใช้งานไม่ได้ แต่สถานะสินค้าคงคลังไม่ได้รับการอัพเดต
• ความสับสนในการเป็นเจ้าของของลูกค้า:ผลิตภัณฑ์ที่เป็นของลูกค้ารายอื่นไม่ได้รับการระบุอย่างชัดเจนในบันทึกคลังสินค้า
• การอัปเดตระบบล่าช้า:การดำเนินงานทางกายภาพจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะอัพเดตบันทึกสินค้าคงคลัง
• ความรับผิดชอบในการดำเนินงานที่ไม่ชัดเจน:คลังสินค้าและลูกค้ามีความเห็นไม่ตรงกันว่าใครควรตรวจสอบ รายงาน หรืออนุมัติการปรับปรุงสินค้าคงคลัง

การระบุสาเหตุที่แท้จริงเป็นสิ่งสำคัญ การเปลี่ยนแปลงปริมาณสินค้าคงคลังซ้ำๆ โดยไม่ต้องตรวจสอบกระบวนการที่สร้างความคลาดเคลื่อนอาจแก้ไขหนึ่งเรกคอร์ดชั่วคราวในขณะที่ปล่อยให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นอีกครั้ง

2. สร้างกระบวนการตรวจสอบการรับที่ชัดเจน

การรับเป็นจุดควบคุมที่สำคัญที่สุดจุดหนึ่งในคลังสินค้า 3PL หากมีการบันทึกปริมาณ รหัสสินค้า หรือเงื่อนไขของสินค้าขาเข้าไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดอาจส่งผลต่อธุรกรรมสินค้าคงคลังในครั้งต่อๆ ไป

เมื่อสินค้ามาถึง เจ้าหน้าที่คลังสินค้าควรปฏิบัติตามขั้นตอนการตรวจสอบที่สอดคล้องกันซึ่งตรงกับข้อตกลงการบริการและข้อมูลที่มีสำหรับการจัดส่ง

ขั้นตอนการรับในทางปฏิบัติควรรวมถึง:

1. ตรวจสอบการอ้างอิงการจัดส่งและลูกค้าหรือบัญชีที่เป็นของสินค้า
2. เปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ที่ได้รับกับเอกสารการจัดส่งที่เกี่ยวข้องและข้อมูลการจัดส่งที่คาดหวัง
3. ตรวจสอบ SKU จำนวนพาเลท ปริมาณ และตัวระบุที่จำเป็นอื่นๆ
4. ตรวจสอบความเสียหายของบรรจุภัณฑ์ที่มองเห็นได้หรือข้อยกเว้นอื่น ๆ ตามขั้นตอนการรับ
5. บันทึกการขาดแคลน ปริมาณส่วนเกิน สินค้าที่ไม่ระบุชื่อ หรือสินค้าที่เสียหายก่อนที่จะดำเนินธุรกรรมการรับสินค้าให้เสร็จสิ้น
6. รวบรวมหลักฐานสนับสนุนเมื่อจำเป็น เช่น ภาพถ่าย เอกสารการจัดส่งที่ลงนาม หรือรายงานข้อยกเว้น
7. ยืนยันว่าบันทึกการรับเข้าระบบการจัดการคลังสินค้าแล้ว

ตัวอย่างเช่น หากเอกสารการจัดส่งแสดงรายการ 24 พาเลท แต่ได้รับเพียง 23 พาเลท ความคลาดเคลื่อนควรได้รับการบันทึกไว้ในขั้นตอนการรับ การบันทึกพาเลท 24 พาเลทโดยไม่มีการตรวจสอบอาจสร้างข้อโต้แย้งในภายหลังเมื่อลูกค้าร้องขอสินค้าคงคลังที่ขาดหายไป

คลังสินค้าควรแยกแยะระหว่างปริมาณที่ยืนยันที่ท่าเรือและปริมาณที่รายงานโดยผู้ขนส่งหรือซัพพลายเออร์ ตัวเลขเหล่านี้อาจแตกต่างกัน และบันทึกควรรักษาความแตกต่างนั้นไว้ตามที่จำเป็น

3. แยกสินค้าคงคลังของลูกค้าอย่างชัดเจน

ในโรงงาน 3PL ที่มีลูกค้าหลายราย ความเป็นเจ้าของสินค้าคงคลังจะต้องชัดเจน แม้ว่าผลิตภัณฑ์จะถูกจัดเก็บไว้ในอาคารเดียวกันหรือภายในโซนจัดเก็บทั่วไปเดียวกันก็ตาม

การแยกลูกค้าสามารถจัดการได้ผ่านบันทึกระบบคลังสินค้า ฉลากผลิตภัณฑ์ ตัวระบุพาเลท รหัสสถานที่ หรือการรวมกันของการควบคุมเหล่านี้ วิธีการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับระบบของคลังสินค้า สัญญาของลูกค้า คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ และขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การควบคุมที่สำคัญ ได้แก่ :

• กำหนดบันทึกสินค้าคงคลังแต่ละรายการให้กับบัญชีลูกค้าที่ถูกต้อง
• ใช้ SKU และกฎการระบุผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกัน
• รักษาความสัมพันธ์ที่ชัดเจนระหว่างตัวระบุพาเลทและบันทึกสินค้าคงคลัง
• กำหนดว่าจะอนุญาตให้ใช้แถวชั้นวางหรือโซนจัดเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันหรือไม่
• ตรวจสอบความเป็นเจ้าของของลูกค้าก่อนที่จะหยิบ โอน รวบรวม หรือปล่อยสินค้า
• เก็บสินค้าคงคลังที่ถูกจำกัด กักกัน หรือมีข้อพิพาทให้แยกแยะจากสต็อกที่มีอยู่

ลูกค้าแต่ละรายอาจมีสินค้าที่คล้ายคลึงกันหรือใช้รหัสที่แตกต่างกันสำหรับสินค้าที่เทียบเคียงได้ เจ้าหน้าที่คลังสินค้าไม่ควรสรุปว่าผลิตภัณฑ์ที่มีลักษณะคล้ายกันนั้นสามารถใช้แทนกันได้ ควรตรวจสอบบัญชีลูกค้า SKU รายละเอียดแบทช์หรือล็อตที่เกี่ยวข้อง และสถานะสินค้าคงคลังก่อนที่ธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์

สำหรับข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์กรการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ โปรดดูคำแนะนำของ JINHUI Rackการจัดวางพาเลทในคลังสินค้า 3PL ที่มีลูกค้าหลายราย.

4. บันทึกทุกความเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง

ข้อโต้แย้งเกี่ยวกับสินค้าคงคลังมักเกิดขึ้นเมื่อสินค้าถูกเคลื่อนย้ายทางกายภาพ แต่ธุรกรรมของระบบที่เกี่ยวข้องหายไป ล่าช้า หรือมอบหมายไปยังตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง

พาเลทอาจย้ายจากการรับไปยังการจัดเตรียมชั่วคราว จากนั้นไปยังตำแหน่งชั้นวาง ต่อมาไปยังพื้นที่การหยิบ และสุดท้ายไปยังการจัดเตรียมขาออก การเคลื่อนย้ายแต่ละครั้งควรเป็นไปตามขั้นตอนธุรกรรมของคลังสินค้า เพื่อให้สามารถติดตามประวัติสินค้าคงคลังได้

สำหรับการเคลื่อนย้ายที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ คลังสินค้าควรบันทึก:

• ตัวระบุผลิตภัณฑ์หรือพาเลท
• บัญชีลูกค้าและ SKU
• สถานที่เดิมและปลายทาง
• มีการย้ายปริมาณ
• วันที่และเวลาของธุรกรรมตามที่ระบบรองรับ
• ผู้ปฏิบัติงานหรือกระบวนการที่รับผิดชอบตามที่บันทึกไว้
• เหตุผลในการเคลื่อนไหวเมื่อจำเป็น

พื้นที่จัดเก็บชั่วคราวต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ หากพาเลทถูกย้ายไปยังโซนล้นในช่วงเวลาที่มีผู้คนหนาแน่น ควรบันทึกตำแหน่งใหม่แทนที่จะถือเป็นสถานที่พักอย่างไม่เป็นทางการ

บันทึกตำแหน่งที่สอดคล้องกันยังช่วยให้ทีมงานคลังสินค้าสามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าคงคลังที่ขาดหายไปได้ออกจากสถานที่จริงแล้วหรือเพียงแค่ถูกย้ายไปยังตำแหน่งจัดเก็บอื่น

5. ใช้การจัดการตำแหน่งชั้นวางเพื่อปรับปรุงความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ

บันทึกสินค้าคงคลังของคลังสินค้าควรเชื่อมต่อผลิตภัณฑ์กับที่ตั้งทางกายภาพ การทราบว่าลูกค้ามีพาเลททั้งหมด 50 พาเลทจะมีประโยชน์น้อยลงเมื่อคลังสินค้าไม่สามารถระบุได้ว่าจัดเก็บพาเลทเหล่านั้นไว้ที่ใด

โครงสร้างตำแหน่งชั้นวางที่สอดคล้องกันอาจรวมถึงโซน แถว ช่องใส่ และระดับพื้นที่จัดเก็บ รูปแบบที่แน่นอนควรเข้ากันได้กับโครงร่างคลังสินค้าและระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

ตัวอย่างเช่น รหัสตำแหน่ง เช่น A-03-02-04 อาจระบุโซน แถว อ่าว และระดับเฉพาะ หากคลังสินค้ากำหนดโครงสร้างตำแหน่งดังกล่าวไว้เช่นนั้น ตัวโค้ดจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการนำไปใช้และแมปกับตำแหน่งทางกายภาพจริงอย่างสม่ำเสมอ

แนวทางปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ :

• วางตำแหน่งชั้นวางฉลากอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอ
• รักษาแผนที่ที่แม่นยำระหว่างตำแหน่งทางกายภาพและบันทึกของระบบ
• บันทึกการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งทันที
• ตรวจสอบปลายทางก่อนนำพาเลทออกไป
• ตรวจสอบที่ตั้งทางกายภาพเมื่อตรวจสอบสินค้าคงคลังที่สูญหายหรือวางผิดที่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่ชั่วคราวรวมอยู่ในกระบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง

การรวมระบบการจัดการคลังสินค้าสามารถรองรับกระบวนการนี้เพิ่มเติมได้โดยการเชื่อมโยงธุรกรรมสินค้าคงคลังไปยังสถานที่จัดเก็บเฉพาะ เรียนรู้เพิ่มเติมในบทความของ JINHUI Rack ที่บูรณาการชั้นวางพาเลทเข้ากับระบบการจัดการคลังสินค้า.

6. กำหนดสถานะสินค้าคงคลังและกฎการจัดการข้อยกเว้น

ไม่ใช่ทุกพาเลทที่มีอยู่ในคลังสินค้าควรถือเป็นสินค้าคงคลังที่พร้อมใช้งาน สินค้าอาจได้รับความเสียหาย รอการตรวจสอบ ขึ้นอยู่กับการระงับของลูกค้า การจัดสรรตามคำสั่งซื้อ หรือรอการยืนยันความเป็นเจ้าของ

หากสถานะเหล่านี้ไม่ได้รับการจัดการอย่างสม่ำเสมอ ลูกค้าและคลังสินค้าอาจรายงานปริมาณที่แตกต่างกัน แม้ว่าทั้งสองจะอ้างอิงถึงสต็อคทางกายภาพเดียวกันก็ตาม

คลังสินค้าควรกำหนดสถานะสินค้าคงคลังที่ใช้ในระบบและอธิบายว่าแต่ละสถานะจะใช้เมื่อใด

เหล่านี้เป็นหมวดหมู่ที่มีภาพประกอบ ผู้ปฏิบัติงาน 3PL ควรใช้สถานะที่ตรงกับการกำหนดค่า WMS ข้อตกลงของลูกค้า และข้อกำหนดในการปฏิบัติงาน

เมื่อมีการรายงานความคลาดเคลื่อน สินค้าคงคลังที่ได้รับผลกระทบควรได้รับการจัดการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบสถานที่ที่อยู่ติดกัน การตรวจสอบธุรกรรมล่าสุด การยืนยันคำแนะนำของลูกค้า และการจำกัดการเคลื่อนไหวเพิ่มเติมหากจำเป็น

7. สร้างกระบวนการตรวจสอบความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังมาตรฐาน

เมื่อลูกค้ารายงานสินค้าคงคลังที่ขาดหายไปหรือเกิน คลังสินค้าควรปฏิบัติตามกระบวนการตรวจสอบที่ทำซ้ำได้ แทนที่จะเปลี่ยนปริมาณของระบบทันที

กระบวนการที่มีโครงสร้างอาจรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้

1. ลงทะเบียนความคลาดเคลื่อน:บันทึกลูกค้า SKU ปริมาณที่เป็นปัญหา สถานที่ที่รายงาน และวันที่ค้นพบ
2. ตรวจสอบสต็อกทางกายภาพ:ตรวจสอบตำแหน่งชั้นวางที่กำหนด สถานที่ใกล้เคียง พื้นที่จัดเก็บชั่วคราว และสถานที่อื่นๆ ที่ได้รับการอนุมัติที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ
3. ตรวจสอบประวัติการทำธุรกรรม:ตรวจสอบเรกคอร์ดการรับ การสำรอง การเติมสินค้า การเบิกสินค้า การโอน การส่งคืน และการปรับปรุง
4. ตรวจสอบเอกสารประกอบ:ตรวจสอบบันทึกการจัดส่ง เอกสารการสั่งซื้อ ภาพถ่าย รายงานข้อยกเว้น และหลักฐานอื่น ๆ ที่มีอยู่
5. ระบุสาเหตุที่เป็นไปได้:ตรวจสอบว่าความแตกต่างเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดในการรับ ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับสถานที่ การละเว้นธุรกรรม ความเสียหาย ปัญหาการเบิกสินค้า หรือสาเหตุอื่น
6. เห็นด้วยกับการดำเนินการครั้งต่อไป:ปฏิบัติตามกระบวนการสื่อสารและการอนุมัติกับลูกค้าที่ตกลงไว้สำหรับการแก้ไข การเรียกร้อง หรือการกำจัดสินค้าคงคลัง
7. บันทึกผลลัพธ์:บันทึกผลการสอบสวน การปรับเปลี่ยนที่ได้รับอนุญาต และการดำเนินการแก้ไข

ตัวอย่างเช่น หาก WMS แสดงพาเลทห้าพาเลท แต่พบเพียงสี่พาเลทในตำแหน่งชั้นวางที่กำหนด คลังสินค้าควรตรวจสอบบันทึกการเคลื่อนย้ายล่าสุดและตำแหน่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะสรุปว่าพาเลทหนึ่งหายไป

การสอบสวนควรแยกแยะระหว่างข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันและคำอธิบายที่เป็นไปได้ หากหลักฐานที่มีอยู่ไม่สามารถระบุสาเหตุได้ รายงานควรระบุว่าความคลาดเคลื่อนยังคงไม่ได้รับการแก้ไข แทนที่จะนำเสนอข้อสันนิษฐานว่าเป็นข้อค้นพบที่ได้รับการยืนยัน

8. เห็นด้วยกับความรับผิดชอบและกรอบเวลาการรายงาน

การควบคุมสินค้าคงคลังเป็นกระบวนการปฏิบัติงานที่ใช้ร่วมกันระหว่างผู้ให้บริการ 3PL และลูกค้า ข้อพิพาทอาจแก้ไขได้ยากขึ้นเมื่อทั้งสองฝ่ายมีความคาดหวังที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องตรวจสอบ หลักฐานใดที่ต้องจัดเตรียม หรือเมื่อใดที่ต้องรายงานความคลาดเคลื่อน

ข้อตกลงของลูกค้าและขั้นตอนการปฏิบัติงานควรชี้แจงความรับผิดชอบในเรื่องต่างๆ เช่น:

• ให้ข้อมูลการจัดส่งและข้อมูลผลิตภัณฑ์ล่วงหน้าที่ถูกต้อง
• การยืนยัน SKU ปริมาณ และข้อกำหนดในการจัดการ
• บันทึกการขาดแคลน สินค้าส่วนเกิน และความเสียหายที่มองเห็นได้เมื่อรับสินค้า
• อนุมัติการปรับปรุงสินค้าคงคลังหากจำเป็น
• การรายงานการเบิกสินค้า การจัดส่ง และความขัดแย้งของสินค้าคงคลัง
• การจัดเตรียมหลักฐานการทำธุรกรรมที่มีข้อพิพาท
• การกำหนดผู้ติดต่อการยกระดับสำหรับกรณีที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

ระยะเวลาการรายงานควรได้รับการตกลงล่วงหน้าและสะท้อนถึงบริการที่มีให้ ตัวอย่างเช่น คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายอาจกำหนดว่าเมื่อใดที่ต้องรายงานข้อยกเว้นในการรับ และควรอัปเดตการสืบสวนให้เร็วเพียงใด

นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์ในการจัดให้มีการประชุมทบทวนเป็นประจำสำหรับข้อขัดแย้งที่เกิดซ้ำอีกด้วย การตรวจสอบรูปแบบร่วมกันสามารถช่วยให้ทั้งสองฝ่ายแก้ไขปัญหาต้นน้ำได้ เช่น ข้อมูลการจัดส่งที่ไม่ถูกต้อง หรือกฎการระบุผลิตภัณฑ์ที่ไม่ชัดเจน

9. ใช้การนับรอบเพื่อตรวจจับปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ

การนับตามรอบปกติสามารถระบุความแตกต่างของปริมาณและตำแหน่งก่อนที่จะพัฒนาเป็นข้อพิพาทในการดำเนินงานที่ใหญ่ขึ้น แทนที่จะรอการร้องเรียนจากลูกค้าหรือนับสินค้าคงคลังจริง ทีมคลังสินค้าจะตรวจสอบ SKU ตำแหน่งชั้นวาง หรือกลุ่มสินค้าคงคลังที่เลือกตามกำหนดการที่วางแผนไว้

ความถี่ในการนับควรสะท้อนถึงความเสี่ยงสินค้าคงคลัง ปริมาณธุรกรรม มูลค่าผลิตภัณฑ์ ความคลาดเคลื่อนก่อนหน้านี้ และข้อกำหนดในการปฏิบัติงานของคลังสินค้า

ในระหว่างการนับ บุคลากรควรตรวจสอบเอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ ปริมาณทางกายภาพ ที่ตั้งชั้นวาง และสถานะสินค้าคงคลังที่เกี่ยวข้อง หากพบความแตกต่าง คลังสินค้าควรตรวจสอบก่อนทำการปรับปรุง

การนับตามรอบมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อเชื่อมโยงกับกระบวนการดำเนินการแก้ไข ถ้าความขัดแย้งชนิดเดียวกันเกิดขึ้นซ้ำๆ ในระหว่างการรับหรือการเติมสินค้า คลังสินค้าควรตรวจสอบลำดับงานนั้นแทนที่จะอาศัยการตรวจนับบ่อยมากขึ้นเพียงอย่างเดียว

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูวิธีการจัดการรอบการนับสินค้าคงคลังบนชั้นวางพาเลทในคลังสินค้า.

10. รักษาหลักฐานที่เชื่อถือได้สำหรับการเรียกร้องสินค้าคงคลัง

หลักฐานที่ชัดเจนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงาน 3PL และลูกค้าเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น และตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสม ข้อกำหนดด้านหลักฐานควรเป็นไปตามสัดส่วนของธุรกรรมและกำหนดไว้ในข้อตกลงการบริการหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน

บันทึกที่เป็นประโยชน์อาจรวมถึง: ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

• เอกสารการจัดส่งและรับรายงาน
• ตัวระบุผลิตภัณฑ์ พาเลท หรือการจัดส่ง
• ธุรกรรมสินค้าคงคลังที่มีการประทับเวลา
• บันทึกการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งชั้นวาง
• รูปถ่ายของสินค้าที่เสียหายหรือสภาพการจัดส่ง
• บันทึกการหยิบ บรรจุ และจัดส่ง
• อนุมัติการปรับปรุงสินค้าคงคลัง
• บันทึกการสอบสวนและการสื่อสารกับลูกค้า

บันทึกควรได้รับการเก็บรักษาตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสารขององค์กร ข้อตกลงของลูกค้า และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง การเข้าถึงข้อมูลสินค้าคงคลังของลูกค้าควรได้รับการควบคุมเพื่อให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

เป้าหมายไม่ใช่การรวบรวมเอกสารโดยไม่มีวัตถุประสงค์ เป็นการรักษาข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงพอในการติดตามความเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง ตรวจสอบข้อยกเว้น และอธิบายว่าการตัดสินใจเกิดขึ้นได้อย่างไร

11. วัดความแม่นยำของสินค้าคงคลังและแนวโน้มข้อพิพาท

คลังสินค้า 3PL สามารถใช้ตัวบ่งชี้การปฏิบัติงานเพื่อระบุปัญหาสินค้าคงคลังที่เกิดซ้ำ และประเมินว่าการดำเนินการแก้ไขมีประสิทธิผลหรือไม่

เมตริกควรได้รับการตีความตามบริบท ตัวอย่างเช่น การปรับเปลี่ยนจำนวนมากอาจบ่งบอกถึงจุดอ่อนของกระบวนการ แต่ก็สามารถสะท้อนถึงการตรวจจับข้อผิดพลาดที่ไม่ได้บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ดีขึ้นอีกด้วย การตรวจสอบสาเหตุควบคู่ไปกับตัวเลขจะช่วยให้เห็นภาพประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลังที่เป็นประโยชน์มากขึ้น

12. ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เพิ่มข้อพิพาทเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง

การอัปเดตสินค้าคงคลังโดยไม่มีการตรวจสอบทางกายภาพ

การเปลี่ยนปริมาณของระบบเพียงเพราะแตกต่างจากรายงานของลูกค้าสามารถปกปิดสาเหตุที่แท้จริงได้ ตรวจสอบประวัติหุ้นและธุรกรรมที่เกี่ยวข้องก่อนอนุมัติการปรับปรุง

การออกจากสถานที่ชั่วคราวออกจากระบบ

สินค้าที่วางอยู่ในพื้นที่ล้น การแบ่งระยะ หรือการตรวจสอบอาจกลายเป็นเรื่องยากในการติดตามเมื่อไม่ได้บันทึกตำแหน่งของสินค้า สถานที่ชั่วคราวควรรวมอยู่ในกระบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง

การผสมผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกันโดยไม่มีการระบุที่ชัดเจน

บรรจุภัณฑ์หรือคำอธิบายผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกันอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการเลือกและรับได้ ใช้ฟิลด์การระบุและป้ายกำกับที่กำหนดโดยขั้นตอนสินค้าคงคลังของคลังสินค้า

ไม่สามารถบันทึกสินค้าที่เสียหายหรือถือครองได้

หากสินค้าคงคลังที่เสียหายหรือถูกจำกัดยังคงถูกบันทึกว่ามีอยู่ ลูกค้าอาจคาดหวังว่าสินค้าจะไม่สามารถถูกปล่อยออกได้ อัพเดตสถานะสินค้าคงคลังและจัดทำเอกสารข้อยกเว้นตามกระบวนการที่ตกลงกันไว้

อาศัยการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

คำอธิบายด้วยวาจาเพียงอย่างเดียวอาจไม่ให้ข้อมูลเพียงพอที่จะแก้ไขธุรกรรมที่มีการโต้แย้งในภายหลัง การตัดสินใจที่สำคัญ การอนุมัติ และข้อค้นพบควรได้รับการบันทึกไว้ในระบบหรือบันทึกที่เหมาะสม

แก้ไขข้อผิดพลาดส่วนบุคคลโดยไม่ต้องระบุสาเหตุ

ความคลาดเคลื่อนที่เกิดขึ้นซ้ำๆ อาจบ่งชี้ว่าขั้นตอนการรับ การเลือก การโอน หรือการฝึกอบรมจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุง ตรวจสอบรูปแบบที่เกิดซ้ำและมอบหมายการดำเนินการแก้ไขให้กับบุคคลหรือทีมที่รับผิดชอบ

รายการตรวจสอบการป้องกันข้อพิพาทสินค้าคงคลัง 3PL

ผู้จัดการคลังสินค้าสามารถใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้เมื่อตรวจสอบขั้นตอนการควบคุมสินค้าคงคลังกับลูกค้า

คำถามที่พบบ่อย

อะไรทำให้เกิดข้อพิพาทด้านสินค้าคงคลังระหว่างคลังสินค้า 3PL และลูกค้า

สาเหตุทั่วไป ได้แก่ การรับความแตกต่างของปริมาณ การเคลื่อนย้ายสต็อคที่ไม่ได้บันทึกไว้ ตำแหน่งชั้นวางไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดในการหยิบสินค้า สินค้าเสียหาย ความเป็นเจ้าของสินค้าคงคลังไม่ชัดเจน และบันทึกสถานะสินค้าคงคลังไม่สอดคล้องกัน

คลังสินค้า 3PL จะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าได้รับสินค้าคงคลังแล้ว

คลังสินค้าสามารถเก็บรักษาบันทึกการรับสินค้าที่ระบุถึงการจัดส่ง สินค้า ตรวจสอบปริมาณ วันที่รับ และข้อยกเว้นใดๆ เอกสารประกอบและรูปถ่ายอาจเป็นประโยชน์ตามความเหมาะสม

3PL ควรทำอย่างไรเมื่อการตรวจนับสินค้าคงคลังไม่ตรงกับ WMS

ตรวจสอบสินค้าคงคลัง ตรวจสอบสถานที่ที่เกี่ยวข้องและประวัติการทำธุรกรรม ตรวจสอบเอกสารประกอบ และตรวจสอบสาเหตุที่เป็นไปได้ การปรับเปลี่ยนใดๆ ควรเป็นไปตามขั้นตอนการอนุญาตและเอกสารประกอบของคลังสินค้า

คลังสินค้า 3PL จะป้องกันไม่ให้สินค้าคงคลังของลูกค้าหลายรายผสมกันได้อย่างไร

ใช้บันทึกการเป็นเจ้าของของลูกค้าที่ชัดเจน ตัวระบุผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกัน กฎสถานที่ที่กำหนดไว้ และขั้นตอนการตรวจสอบธุรกรรม พื้นที่จัดเก็บที่ใช้ร่วมกันควรใช้ในกรณีที่ระบบของคลังสินค้าและกฎการปฏิบัติงานสามารถรักษาการระบุสินค้าคงคลังที่เชื่อถือได้เท่านั้น

การดึงพาเลทส่งผลต่อการป้องกันข้อขัดแย้งเกี่ยวกับสินค้าคงคลังหรือไม่?

ใช่. เค้าโครงชั้นวางที่จัดระเบียบอย่างชัดเจนและการระบุตำแหน่งที่สอดคล้องกันสามารถช่วยให้พนักงานค้นหาผลิตภัณฑ์และตรวจสอบสต็อกทางกายภาพได้ อย่างไรก็ตาม บันทึกสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและขั้นตอนการทำธุรกรรมที่มีระเบียบวินัยก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน

คลังสินค้า 3PL ควรกระทบยอดสินค้าคงคลังกับลูกค้าบ่อยแค่ไหน?

กำหนดการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับปริมาณธุรกรรม ความเสี่ยงของสินค้าคงคลัง ข้อตกลงของลูกค้า และความคลาดเคลื่อนก่อนหน้านี้ การรายงานเป็นประจำและการตรวจสอบตามกำหนดเวลาสามารถช่วยระบุความแตกต่างได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ในขณะที่การนับรอบให้การตรวจสอบทางกายภาพอย่างต่อเนื่อง

บทสรุป

การป้องกันข้อพิพาทด้านสินค้าคงคลังระหว่างคลังสินค้า 3PL และลูกค้าจำเป็นต้องมีการเชื่อมต่อที่สอดคล้องกันระหว่างสินค้าทางกายภาพ ที่ตั้งคลังสินค้า ธุรกรรมของระบบ และข้อตกลงของลูกค้า การรับที่แม่นยำ การเป็นเจ้าของสินค้าคงคลังที่ชัดเจน การเคลื่อนย้ายสต็อคที่จัดทำเป็นเอกสาร และกระบวนการตรวจสอบความคลาดเคลื่อนที่มีโครงสร้าง ล้วนช่วยลดความไม่แน่นอนได้

ผู้ปฏิบัติงานคลังสินค้าควรใช้การนับตามรอบและการทบทวนประสิทธิภาพเพื่อระบุปัญหาที่เกิดซ้ำก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อใบสั่งของลูกค้าหรือความสัมพันธ์ทางการค้า เมื่อเกิดความคลาดเคลื่อน หลักฐานที่เชื่อถือได้และความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะช่วยให้ระบุสิ่งที่เกิดขึ้นและตกลงในขั้นตอนต่อไปได้ง่ายขึ้น

ด้วยการรวมการจัดเก็บพาเลทที่จัดระเบียบเข้ากับบันทึกสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกัน คลังสินค้า 3PL จึงสามารถปรับปรุงการตรวจสอบย้อนกลับของสินค้าคงคลัง สนับสนุนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อที่เชื่อถือได้มากขึ้น และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

JINHUI Rack นำเสนอโซลูชันการจัดวางพาเลทอุตสาหกรรมสำหรับความต้องการจัดเก็บคลังสินค้าที่แตกต่างกัน สำหรับการกำหนดค่าพื้นที่จัดเก็บที่เหมาะสม ให้แชร์เค้าโครงคลังสินค้า ขนาดพาเลท ข้อกำหนดในการบรรทุก และความต้องการในการปฏิบัติงานกับทีม

วอทส์แอพพ์: +86 185 0252 7163

อีเมล: info@jhrack.com